Souscrire un service de standard téléphonique est une bonne décision lorsque l’on veut améliorer la gestion des appels entrants de sa société.
Depuis notre comparateur de standards téléphoniques, nous pensons que les standards téléphoniques virtuels sont l’option du futur. De ce fait, aujourd’hui nous allons parler des caractéristiques et variables à prendre en compte lorsque vous vous lancez à la recherche d’un bon standard téléphonique.
Les standards téléphoniques virtuels comparés sur notre page web offrent tous un ensemble d’options (aussi appelées fonctionnalités) tout à fait intéressantes pour l’amélioration du service client par téléphone. Fonctionnalités telles qu’un message d’accueil personnalisé, un menu vocal, des plages horaires, ou l’identification des appels qui peuvent nous différencier de la concurrence en ce qui concerne le service client, qui est l’un des facteurs clés du XXIème siècle.
Les principales compagnies de télécommunications qui fournissent ce service telles que Aircall, Allonum, Fonvirtual ou StandardFacile, entre autres, offrent les fonctionnalités indiquées ci-dessus (parmi d’autres) qui feront de votre standard téléphonique un service 100% personnalisable.
Alors, que faut-il prendre en compte avant de se lancer à la recherche d’un standard téléphonique virtuel?
Quel numéro voulez-vous ?
Numéro géographique
il faudra voir ce qui vous intéresse le plus: porter votre numéro actuel ou choisir un nouveau numéro avec le préfixe de la région que vous souhaitez.
Si, par exemple, vous voulez donner l’image d’une entreprise nationale, vous pouvez choisir le préfixe 01 de Paris.
Si vous souhaitez donner une image d’une société qui est présente dans plusieurs régions de France, vous n’aurez qu’à souscrire des numéros additionnels, avec différents préfixes et les appels seront renvoyés vers le service de standard virtuel.
Numéros spéciaux
Chaque numéro spécial a un coût à prendre en compte qui peut être assumé soit par l’appelant soit par le récepteur. Il sera donc important, avant tout, d’analyser l’intérêt d’utiliser un ces numéros selon les besoins de l’entreprise.
Pour ce qui concerne les numéros 080, l’appel est gratuit pour l’appelant mais pas pour le récepteur (l’entreprise), qui est la partie qui payera la totalité de la communication. Étant donné que le prix mensuel de ces numéros peut être assez élevé, il faut savoir que ce genre de numéro est indiqué pour les entreprises qui sont obligées d’en avoir un ou pour celles qui veulent offrir à leurs clients clients un contact gratuit.
Pour les numéros spéciaux surtaxés tels que le 081 et 082, ces numéros servent à filtrer les appels, car peu des personnes seront prêtes à assumer le coût total de l’appel, qui est toujours élevé.
Pourquoi la téléphonie VoIP n’est pas une bonne idée ?
Bien que les nouvelles technologies se développent à grande vitesse, celle de la VoIP a plusieurs défauts à l’heure actuelle et peut détériorer l’image de votre service client.
Le problème concerne la qualité de l’appel. Imaginez la qualité d’un appel sur Skype, elle serait une approximation à celle que vous aurez avec la téléphonie VoIP.
Donc, pour que la téléphonie VoIP fonctionne, la connexion à internet de l’entreprise doit être vraiment rapide, ce qui n’est pas le cas pour la plupart des entreprises sur le marché.
Le nombre de personnes qui répondra aux téléphones
Selon le nombre de personnes qui répondra aux appels entrants il faudra envisager plus ou moins de lignes téléphoniques fixes ou portables. Avant de souscrire un service de standard téléphonique, vous devrez avoir autant des lignes que de personnes qui vont recevoir les appels.
Une option d’actualité: le BYOD (“Bring your own device”)
Si votre idée n’était pas de souscrire des nouvelles lignes, le BYOD peut être la réponse. Cette politique cherche à introduire certain dispositifs personnels comme outils de travail, c’est-à-dire, que les lignes utilisées pour la réception des appels seront celles des travailleurs.
Pourquoi est-ce une bonne idée?
Bien qu’utiliser les téléphones personnels pour travailler peut faire peur; cela peut être une très bonne idée. Le BYOD peut supposer un avantage en coûts, en temps, en praticité et, avec les fonctionnalités du standard virtuel, vos travailleurs pourront être tranquilles. Grâce à la fonctionnalité de plages horaires, les travailleurs recevront des appels procédant du travail que pendant les heures de travail et, grâce à la fonctionnalité d’identification d’appels, ils sauront toujours si l’appel est professionnel ou pas.
Le trafic actuel des lignes que vous avez
Vous voulez que vos appels soient tarifés à la minute car vous avez très peu de trafic? ou vous préférez payer une mensualité fixe pour votre service de standard virtuel, peu importe le nombre d’appels que vous recevez?
Il faudra trouver la réponse à ces questions et la prendre en compte pour comparer les offres et choisir celle qui s’adapte le mieux à vos besoins.
Quel est votre budget ?
Fixer tout d’abord un budget mensuel maximum est la meilleure option pour faire le choix parmi les entreprises qui offrent ce service, compte tenu des réponses aux questions antérieures.