Choisir le bon standard téléphonique pour votre entreprise 

Si vous avez une entreprise ou si vous pensez en créer une, vous vous êtes probablement demandé quels sont les meilleurs moyens pour communiquer avec vos clients et interlocuteurs en général. Concernant la mise en place de votre nouveau système de téléphonie, nous vous suggérons de vous poser les questions suivantes :


Question #1: Le standard téléphonique de votre entreprise pourrait-il se baser sur un service téléphonique virtuel ?
C’est à dire reposant uniquement sur des appareils mobiles (téléphones, ordinateurs) au lieu des téléphones de bureau traditionnel. Ou bien avez-vous besoin d’un système complet incluant des terminaux physiques ?

Question #2: Si vous avez besoin de téléphones de bureaux, quel type de service souhaitez-vous ?
Vous aurez le choix entre :

  • un service téléphonique fixe traditionnel, fourni par une compagnie téléphonique
  • un système téléphonique VoIP (Voice Over Internet Protocol), qui fonctionne sur Internet et offert par une multitude d’opérateurs.

Question #3: Si vous optez pour la téléphonie VoIP, voulez-vous loger le système dans votre entreprise (en local) ou préférez-vous l’hébergement par votre fournisseur de services (hébergement cloud) ?

Afin de vous guider dans votre choix, nous vous proposons de vous fournir les avantages et inconvénients de chacun des types de systèmes téléphoniques suivants :

Systèmes de téléphonie virtuel :

Un numéro virtuel est un numéro fixe géographique normal, avec 9 chiffres et un indicatif régional mais avec la particularité qu’il n’est associé à aucun câble physique. En d’autres termes, c’est un numéro qui est logé dans le nuage (cloud) et qui fonctionne en transférant les appels reçus sur d’autres lignes déjà existantes. De plus, ce numéro virtuel vous permet de configurer tout type de fonctionnalités propres à un standard téléphonique. Ceci va vous permettre d’optimiser votre service client, en plus de proposer un numéro adéquat à chaque segment de votre clientèle.

  • Le numéro virtuel permet de connecter une ligne commerciale (virtuelle) à des travailleurs (distants ou non) sur leur propre téléphone portable ou fixe.
  • Il fonctionne comme un renvoi d’appel, où les appels sont transférés au téléphone assigné à chaque employé (mobile ou fixe)
  • Ces numéros permettent une multitude de fonctionnalités comme un standard téléphonique traditionnel : transfert d’appel, message de bienvenu, menu d’option, musique d’attente, messagerie vocale, affichage des appels, appels sortants, statistiques d’appels..

 

Avantages et inconvénients :
Ce type de service téléphonique permet aux entreprises avec des employés travaillant à différents endroits autres que le bureau de l’entreprise d’être joignable en tout temps. Il offre aux travailleurs à distance une multitude de fonctionnalités que les téléphones mobiles et fixes ne permettent pas. Vos appels sont toujours traités sur votre réseau de téléphonie mobile ou fixe traditionnel. De ce fait la qualité de la communication est excellente. Les renvois d’appels sont transparents pour vos interlocuteurs… De plus c’est une solution très économique et rapide à mettre en place. Parfait pour les entreprises ne voulant pas investir dans un système coûteux.
Optimal pour :
Les auto-entrepreneurs, les entreprises avec un grand groupe de travailleurs à distance. Les entreprises cherchant une solution économique simple et rapide. Les entreprises n’ayant pas de connexion internet.

Systèmes de téléphonie traditionnel:

  • Les téléphones fixes, également appelés réseau téléphonique commuté public (RTCP), sont des systèmes analogiques qui fonctionnent via le câblage de cuivre traditionnel d’une compagnie de téléphone. Il est toujours bon à savoir que la fin du réseau RTC est annoncé pour 2020 par Orange en France ou profit de la fibre optique.
  • Afin d’obtenir un numéro de téléphone fixe, vous avez besoin d’installer un standard téléphonique PABX. C’est un terminal que vous achetez et faites installer au sein de votre entreprise. C‘est le matériel utilisé pour créer plusieurs extensions et permettant les fonctionnalités du standard téléphonique, comme le transfert d’appel.
  • Aujourd’hui, il existe un système de téléphonie fixe considéré comme hybride avec des systèmes VoIP. Il existe une ligne téléphonique traditionnelle qui entre dans l’entreprise qui se connecte au réseau de données d’une entreprise. Ce réseau de données sera ensuite utilisé pour connecter chaque téléphone individuel.
Avantages et inconvénients :
La téléphonie fixe est la solution la plus commune fiable et reconnue. De nombreuses entreprises sont à l’aise avec ce système mais elle tend à devenir obsolète. L’arrêt de ce type de service est prévu en 2020 en France. L’inconvénient majeur est la maintenance et la réparation du matériel car souvent les fournisseurs ne sont pas sur place pour réparer ainsi que le coût pour la maintenance du matériel.
Optimal pour :
Les grandes entreprises ayant le budget à investir pour un tel service et un personnel informatique interne pour en assurer la gérance et la maintenance. Les entreprises n’ayant pas d’accès Internet haut débit.

Système de téléphonie VoIP

C’est une véritable révolution en termes de téléphonie d’entreprise. Elle vous permet, de manière très simple, de développer votre réseau téléphonique au sein de votre société, puisqu’un simple accès à Internet suffit !

  • Au lieu des câbles de cuivre utilisés par le système téléphonique traditionnel, le système téléphonique VoIP ne se sert que d’une connexion internet.
  • Le système VoIP offre des fonctionnalités qui, auparavant, n’étaient accessible qu’aux grandes entreprises utilisant un matériel PABX coûteux : telles que le menu d’option, la gestion des files d’attente, les transferts d’appels, la gestion horaire et l’intégration informatique qui permet d’envoyer les messages vocaux dans des boîtes email.
  • La téléphonie VoIP permettra aux travailleurs à distance d’accéder au système téléphonique de leur entreprise à partir de leur simple appareil mobile.
Avantages et inconvénients :
Le système de téléphonie VoIP offre un système téléphonique sophistiqué. Il est facilement mis en place et configuré, et est nettement moins coûteux qu’un système téléphonique traditionnel. ll suffit juste d’avoir une bonne connexion Internet.
Optimal pour :
Les petites entreprises qui veulent les fonctionnalités d’un système téléphonique sophistiqué à un prix raisonnable et pour les entreprises désirant que leurs employés à distance aient accès au système téléphonique.

Convaincu que la téléphonie VoIP répond à vos besoins ? Il faudra maintenant décider entre 2 options proposées par les différents fournisseurs :

  • Téléphonie VoIP en Local: Vous achèterez votre matériel IP directement par vous-même, ou vous pouvez le louer à votre fournisseur de services.
  • Téléphonie VoIP sur le cloud: Vous n’avez pas besoin de matériel.

Téléphonie VoIP en local

  • Avec un système VoIP en local, tout l’équipement, qui comprend le matériel d’échange de branche privé (PABX) nécessaire pour maintenir le fonctionnement du système, sera logé dans votre entreprise.
  • Un système VoIP en local requiert des dépenses importantes, car vous achetez l’équipement par anticipation.
  • En plus de l’investissement pour tout le matériel du système auto-hébergé, vous payez des frais mensuels pour votre réseau SIP et/ou circuit E1, ce qui est nécessaire pour permettre l’établissement et la réception des appels.
  • Votre personnel informatique sera responsable de la maintenance, des réparations et des mises à jour du système VoIP.
Avantages et inconvénients :
Le bénéfice d’un système en local est que vous maîtrisez toujours votre service. Vous comptez sur vous-même pour vous assurer qu’il soit opérationnel et configuré à votre goût. Le revers, cependant, est le coût initial à investir dans le matériel, puisque vous devez acheter tout l’équipement. De plus, vous aurez besoin d’allouer une personne de votre personnel pour assurer la maintenance du système.
Optimal pour :
Les entreprises qui ne se sentent pas à l’aise avec le cloud et veulent un contrôle total sur leur système et l’accès à leur équipement en tout temps. Pour les entreprises avec une équipe informatique interne susceptible de configurer et maintenir un système VoIP. En outre, le système en local est mieux adapté pour les entreprises ayant des exigences réglementaires ou de conformité qui peuvent être difficiles à réaliser sur le cloud.

Téléphonie VoIP sur le cloud

  • Avec un système basé sur le cloud, vous n’avez pas à vous préoccuper de la maintenance ou de matériel, autre que votre propre téléphone portable ou ordinateur. Le fournisseur de services héberge, entretient et met à jour toute la technologie PABX pour vous.
  • Le cloud offre aux entreprises en pleine croissance l’opportunité d’ajouter facilement de nouvelles lignes et d’accéder rapidement à de nouvelles fonctionnalités.
  • Les entreprises paient généralement des frais mensuels par utilisateur.
Avantages et inconvénients :
Avec un système basé sur le cloud, il n’y a pas de matériel PABX à acheter et maintenir. Votre fournisseur s’occupe de cela pour vous. Vous pouvez configurer le système pour votre entreprise, à partir de votre ordinateur ou smartphone.
Optimal pour :
Les entreprises en expansion avec un budget fixe. Pour les entreprises ne disposant pas d’un personnel informatique pour le fonctionnement et la maintenance du matériel PABX. Les entreprises qui veulent un accès rapide aux nouvelles fonctionnalités de leur système téléphonique. Les entreprises multisites voulant leur système sur une seule plate-forme.

Il existe donc plusieurs systèmes de téléphonie sur le marché, nous espérons vous avoir aidé à trouver celui s’adaptant le mieux à votre besoin.

La nouvelle téléphonie VoIP est tellement plus efficace et performante qu’il n’y a aucun doute sur la décision à prendre : se moderniser.
N’hésitez donc pas à nous contacter et nous vous conseillerons sur le système téléphonique correspondant le mieux à vos besoins. Ecrivez-nous à contact@standardstelephoniques.com ou remplissez notre formulaire de contact.

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